5 errores que debes evitar si estás organizando un festival

5 errores que debes evitar si estás organizando un festival

El mundo de los festivales ha ido evolucionando en los últimos años y se ha convertido en un sector muy competido. Esto es una gran noticia para los que están interesados en organizar sus propios festivales, pero hay algunos errores que hay que evitar si quieres asegurarte de que tu evento salga bien.

Nadie dijo que organizar un festival fuera fácil, por eso te dejamos a continuación algunos de los errores que más se repiten, para que tu no los cometas y tu evento sea un éxito.

No tener suficiente personal para ayudar en el festival

Como organizador, deberás ser la persona de referencia. Dicho esto, también necesitarás la ayuda de otras personas. Para ello ten en cuenta el número de barras con las que vas a contar, zonas VIP, foodtrucks etc. para comenzar a hacer los cálculos de personal. Una buena regla general es tener un empleado por cada diez asistentes al festival, esto te garantiza que siempre haya alguien disponible para solucionar cualquier problema que surja, así como para asegurarse de que todo el mundo tiene lo que necesita. No escatimes en contratar personal ya que gran parte del éxito de tu festival dependerá de ellos.

Ser demasiado rígido en la planificación para tener en cuenta los problemas inesperados

Por supuesto, esto no significa que tengas que ser flexible en lo que respecta al calendario y el presupuesto de su festival. Pero ser demasiado rígido puede causar más problemas de los que resuelve. Si ocurre algo inesperado que estropee tus planes (como la cancelación de un artista en el último minuto o la reubicación del festival), tienes que ser capaz de reaccionar rápida y eficazmente pensando en las personas que van a asistir a tu festival y que ya han comprado la entrada. 

Te recomendamos que te rodees de personas que puedan ayudarte ante este tipo de situaciones y llegado el momento, es muy importante que sepas aceptar dicha ayuda. No tengas miedo de preguntar a los demás lo que creen que debería ocurrir a continuación; no dejes que el orgullo se interponga en la toma de decisiones rápidas que sean las mejores para todos los implicados, porque al final lo único que importa es crear una gran experiencia para los asistentes.

No considerar las opiniones de los asistentes

Si eres un organizador de cualquier tipo de evento y quieres que éste tenga éxito, debes escuchar lo que dicen los asistentes. Si no les preguntas lo que quieren, ¿cómo vas a saberlo? 

Hay que asegurarse de que cada persona tenga voz y pueda compartir su opinión, para que se sienta parte del festival. Además es muy importante que tengas en cuenta todos los comentarios, tanto positivos como negativos, ¡de todo se aprende!.

Antes de pedir la opinión de los asistentes, demuéstrales que le interesa lo que tienen que decir realizando una encuesta anónima con preguntas de opción múltiple (el mejor formato) o con respuestas abiertas (si quieres más información). A continuación, dales tiempo suficiente para que la completen y asegúrate de analizar los resultados junto con tu equipo para sacar conclusiones tanto antes como después del festival. Puede parecer un trabajo extra, pero: ¡merece la pena!

Falta de promoción y comunicación

Hay 2 cosas que pueden hacer o deshacer su festival: la comunicación y la promoción. Si no haces bien alguna de estas 2 cosas, tu evento estará condenado desde el principio.

Comunicación deficiente: es importante ser capaz de comunicarse eficazmente con todas las personas implicadas en el festival: el lugar, el personal de barras y servicios, los artistas... ya te haces una idea. Sin una buena comunicación entre todas las partes implicadas en la organización de un evento de este tipo, nada se hace a tiempo ni correctamente.

Falta de promoción: tu evento no tendrá muchos asistentes si nadie lo conoce. Asegúrate de tener un plan de marketing y comunicación para el lanzamiento de tu festival y la venta de entradas. Recuerda que debes ponerlo en marcha varios meses antes de que se celebre el festival; Ten en cuenta todas las herramientas que te pueden ayudar a la difusión de  tu festival, desde dónde vender tus entradas hasta cómo venderlas. En Gopick damos un servicio 360 a nuestros clientes, ofreciendo una plataforma de venta de entradas muy competitiva.

No ofrecer una forma de pago cashless

El objetivo es simplificar el proceso de pago y mejorar la experiencia del asistente al hacer de este proceso algo fácil y rápido. Pero…¿te gustaría ir un paso más allá y que los asistentes además de pagar con tarjeta puedan pedir y pagar desde su móvil todo lo que quieran?

Si es así y quieres que tu festival sea un éxito en cuanto a experiencia de usuario, Gopick es la solución que estás buscando. En Gopick además de la plataforma de venta de entradas por un lado, ofrecemos la posibilidad de que adelantes dinero a través de las precompras y por otro lado, ofrecemos un sistema cashless 100% durante el evento que consiste en:

  • Las personas pueden tanto consultar la oferta gastronómica completa del festival, sin necesidad de ir recorriendo  foodtruck a foodtruck, como la carta de las barras
  • Eligen lo que quieran y pagan cómodamente y directamente desde su móvil
  • Cuando su pedido está listo, le llega una notificación para que vayan a recogerlo, evitando aglomeraciones y esperas innecesarias.

Ya sabes, si estás organiznado un evento o festival o estás pensando en hacerla, te interesa esto que lees y quieres saber más sobre cómo hacer de tu evento un evento 100% cashless y conseguir una esperiencia de usuario única, contacta con nosotros para tener más información.

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